Powitanie i apostrofy - wcale nie takie proste

       Oczywistą jest rzeczą, że najważniejsze jest meritum naszej sprawy; treść wystąpienia, listu, artykułu, rozmowy. Niemniej treść, jak każdy produkt, musi zostać jakoś opakowany i odpowiednio podany. Opakowaniem są grzecznościowe reguły językowe, zgodnie ze schematem Jakobsona, pełniące funkcję fatyczną, czyli służące nawiązaniu i podtrzymywaniu kontaktu między nadawcą a adresatem. Mieszczą się tutaj językowe sposoby zwracania się do adresata, formułowanie nagłówków, apostrofy do słuchaczy, formułki końcowe... 
       Czasami się słyszy, że zasady, które niegdyś obowiązywały w tradycyjnych formach korespondencji, nie mają racji bytu w dobie korespondencji elektronicznej. Jednak należy zadać pytanie: a dlaczego niby nie miałby obowiązywać te same reguły? Czym się różni list pisany odręcznie czy na maszynie od e-maila? Oba mają ten sam cel: powinny zostać przez kogoś przeczytane. Z czego więc miałyby wynikać inne zasady? 
        I tu i tu reguły grzeczności obowiązują. W e-mailu możemy sobie darować zapisanie daty, bo ta jest wpisywana automatycznie, ale sposób zwracania się do adresata pozostaje bez zmiany. Przede wszystkim nigdy nie należy zaczynać listu (jakiegokolwiek) od słowa "witam" (przyznam, że kiedy otrzymuję takie maile, zaczynające się od słowa "witam" od kogoś, kogo nie znam, a najczęściej są to jakieś reklamy, od razu je kasuję, nie czytając, bo to świadczy o niskim poziomie kultury językowej, skoro zatrudnia pracowników nie mających pojęcia o grzeczności). Słowo to jest zarezerwowane dla gospodarza, do którego przychodzi się w gości. Tymczasem to nadawca jest gościem u kogoś, u adresata, do którego powinien się zwrócić w stosownej formie. Jeśli jest on osobą nam nieznaną, poprawny zwrot to: Szanowna Pani lub Szanowny Pan; jeśli znamy stopień bądź funkcję adresata, wypada ją dodać, a więc Szanowny Pan Dyrektor; i dalej następuje podanie imienia i nazwiska adresata; w przypadku gdy zwracamy się do instytucji, w której nie wiemy, kto imiennie odbierze nasza korespondencję: nazwa tej instytucji (np. Wydział Gospodarki Komunalnej) i zwrot: Szanowni Państwo. 
         Zwracając się do adresata, którego znamy, ale nie jesteśmy z nim na "ty", używamy formy wołacza: Szanowna Pani, Szanowny Panie, przy czym jest grubym nietaktem dodać do niego imię, a bywa to ostatnio częste i popularne (np. Szanowna Pani Ewo). Można natomiast dodać nazwisko: Szanowna Pani Kowalska, Szanowny Panie Kowalski. Określenie "drogi" bywa dopuszczalne dopiero przy bliższej znajomości i większej zażyłości. Nigdy na stopie oficjalnej. 
          Jeżeli adresat posiada tytuł naukowy (lub pełni ważną funkcję) istotny w naszej sprawie lub też z szacunku chcemy go użyć, wówczas piszemy sam stopień naukowy bez nazwiska: Szanowna Pani Profesor, Szanowny Panie Profesorze (Dyrektorze, Prezesie...). Nie dodajemy do tego zwrotu ani nazwiska, ani tym bardziej samego imienia.
         Te same zwroty stosujemy w bezpośredniej rozmowie. Jeśli audytorium składa się z większej liczby osób, oczywiście zaczynamy swoje wystąpienie od zwrotu: Szanowni Państwo (ewentualnie, jeśli towarzystwo nie jest mieszane, może być: Szanowne Panie bądź Szanowni Panowie).
        I tutaj uwaga odnośnie pomocniczych form czasownika, kiedy chcemy szczególnie zwrócić uwagę słuchaczy na jakiś ważny aspekt, treść istotną. Może pojawić się dylemat czy używać formy 2 os. l.mn. czy też 3 os. A więc: zwróćcie Państwo uwagę na... czy raczej: zechcą Państwo zwrócić uwagę na... W zasadzie obie formy są poprawne i dopuszczalne, niemniej nie da się ukryć, że forma druga, trzecioosobowa jest bardziej grzeczna i zawiera większy ładunek szacunku. Mimo więc, że obie formy są dopuszczalne, wolę używać (i słuchać): pozwolą Państwo, że..., Państwo zauważą, że...  
        I jeszcze krótko o zwrotach końcowych. Najbardziej neutralną formą, a więc najbezpieczniejszą jest: z wyrazami szacunku (i podpis). Czasem można też dodać: z wyrazami ogromnego szacunku, przy czym rzeczywiście ów "ogromny szacunek" musi być uzasadniony wysokim  stopniem naukowym adresata, sprawowaną prze niego funkcją, zasługami, które są powszechnie znane bądź mamy osobiście tej osobie wiele do zawdzięczenia. W listach (e-mailach), które są odpowiedzią na wcześniejsze pismo, równie dobrze można napisać: z poważaniem (i podpis). Właściwie dużo zależy od charakteru korespondencji. Zwracając się z prośbą lub wyjaśnieniem, raczej użyjemy zwrotu z wyrazami szacunku lub z poważaniem. Dziękując za coś, możemy napisać z wyrazami szacunku i wdzięczności. 
       Za każdym razem zwrot końcowy zaczynamy od nowej linijki z wielkiej litery (od akapitu, czyli z wcięciem), po nim stawiamy przecinek i podpis linijkę niżej z prawej strony.

       Szanowni Państwo pozwolą, że na tym zakończę dzisiejszy odcinek kursu. 

      Z wyrazami szacunku,
                                                                                  Leo Demani

        

Słuchać i rozumieć

       Zanim przejdziemy do istotnej dla nas samych umiejętności wyrażania siebie, prezentowania swoich poglądów, ujawniania emocji, oceniania rzeczywistości, najpierw musimy nauczyć się słuchać innych i rozumieć, co chcą nam zakomunikować poprzez słowa i swoje zachowania. W życiu codziennym umiejętność słuchania/rozumienia oraz wypowiadania się najczęściej odbywa się równolegle i naprzemiennie, np. w trakcie rozmowy nasza rola jako słuchającego(odbiorcy) i komunikującego (nadawcy) wielokrotnie się zmienia. Ale i w sytuacji, gdy naszym zadaniem jest wygłoszenie dłuższej mowy, napisanie pracy, zabranie głosu na zebraniu przed przystąpieniem do zadania warto uświadomić sobie, z jakim audytorium będziemy mieli do czynienia, na jaki odbiór możemy liczyć, czyli postarajmy się wczuć w rolę odbiorcy, chcąc zrozumieć jego postawę, oczekiwania, stopień przygotowania. Prelegent, mając na uwadze skuteczność wypowiedzi, musi być także uważnym obserwatorem rozumiejącym znaczenie niewerbalnego zachowania słuchaczy, którzy sygnalizują mu np. znudzenie (dyskretne ziewanie), zniecierpliwienie (spoglądanie na zegarek), zainteresowanie (skupione spojrzenia, namysł, notowanie).

        Po pierwsze więc, nauczyć się słuchać, co mówią nam inni, nie tylko poprzez słowa, ale też gestami, mimiką, nawet poprzez ubiór czy inne zachowania, jest sprawą nieodzowną, by nawiązać udany kontakt z odbiorcą (czy odbiorcami). Słuchać to znaczy słyszeć, co naprawdę ktoś mówi, a nie ulegać złudzeniu, że nam się wydaje, co do nas jest mówione. Typowy przykład niesłuchania polega na przerywaniu rozmówcy w przekonaniu, że my już dobrze wiemy, co rozmówca chce nam powiedzieć. Ponadto dla upewnienia się, czy dobrze rozumiemy, warto stosować parafrazy wypowiedzi nadawcy. Parafrazy dokonujemy głośno, pytając rozmówcę, czy o to właśnie mu chodziło. Upewniamy się też w ten sposób co do intencji mówiącego. 

      słuchać = nie przerywać + stosować parafrazy 

        Po drugie, istotną sprawą są towarzyszące nam emocje, które nie muszą być i najczęściej nie są zwerbalizowane wprost, ale ujawniają się poprzez dobór słownictwa, gesty, ton głosu. Anna, szefowa zespołu wydaje polecenie Dorocie: „Napisz raport z ostatniego zadania”. Dorota wzrusza ramionami i odpowiada: „Znowu ja? Daj komuś innemu to zadanie, niech się też wykaże”.  Anna może zignorować  zachowanie i powtórzyć polecenie, ale może też próbować właściwie zrozumieć  usłyszany komunikat. Czy Dorota odmawia wykonania zadania? Najlepiej wprost zapytać: „Czy to oznacza, że nie zrobisz tego raportu?” I tu może się okazać, że wcale nie o to chodziło Dorocie, gdyż wyjaśnia: „Napiszę, jestem w stanie to zrobić, ale nie od razu. Jestem w trakcie pisania innego projektu, który muszę skończyć we właściwym terminie”. Okazuje się, że Dorota jest rozdrażniona nałożeniem się terminów obu zadań i dlatego tak zareagowała.  Anna, rozumiejąc sytuację znajdzie lepsze rozwiązanie: może zlecić zadanie komuś innemu,  może też ustalić dłuższy termin na wykonanie zadania albo dać Dorocie kogoś do pomocy.

       Każda wypowiedź bowiem jednocześnie może pełnić kilka funkcji, które według Romana Jakobsona można sklasyfikować analogicznie według schematu aktu komunikacji zamieszczonego w części pierwszej kursu z 26 października.

        Jeśli nadawca informuje nas o otaczającej nas rzeczywistości posługując się językiem obiektywnym, nienacechowanym emocjonalnie, mamy do czynienia z funkcją informacyjną (informatywną) czy inaczej poznawczą.  Jeśli informacja wyposażona jest dodatkowo w aspekt emocjonalny, mówiący o stanie ducha nadawcy, mamy do czynienia z funkcją ekspresywną (emotywną).  Z kolei gdy nadawca stara się wpłynąć na odbiorcę, wywołując określoną reakcję, mówimy o funkcji impresywnej (konatywnej).

       W powyższym przykładzie wypowiedzi Doroty wystąpiły  te trzy funkcje jednocześnie. Dorota poinformowała bowiem, że nie jest w stanie teraz wykonać zadania (funkcja informacyjna), ujawniła swoje emocje, rozdrażnienie (funkcja ekspresywna), zasugerowała inne rozwiązanie, aby zlecić komuś innemu (funkcja impresywna). Anna mogła odczytać tylko funkcję pierwszą, interpretując ją jako odmowę wykonania polecenia i wówczas Dorotę czekałyby konsekwencje służbowe. Jednak prawdziwe rozumienie polega na umiejętności uważnego słuchania, pozwalające komunikować się skutecznie, a nie tylko powierzchownie.

       Zgodnie ze schematem Jakobsona mamy jeszcze do czynienia z funkcją fatyczną, która służy nawiązaniu i podtrzymywaniu kontaktu między nadawcą a odbiorcą. Przejawiać się może przez potakiwanie, kiwanie głową, potwierdzenie, że uważamy, krótkie słowa, jak „tak, tak”, „aha”, „co ty powiesz” itp. Na co dzień funkcję fatyczną pełnią też słowa powitania, jak „dzień dobry’, „cześć”, „halo”.  W przypadku dzieł literackich o specyficznym kształcie artystycznym na plan pierwszy wysuwa się funkcja poetycka, wynikająca z realizacji wartości estetycznej. Czytając „Pana Tadeusza” nie tylko śledzimy akcję (funkcja informacyjna), ale podziwiamy kunszt słowa autora, zachwycamy się rytmem wiersza (funkcja poetycka). Kolejnym elementem schematu aktu komunikacji jest kod językowy, którym posługują się nadawca i odbiorca.  Analizując budowę języka naturalnego, którym posługujemy się na co dzień, realizujemy funkcję metajęzykową, np. stwierdzając, że język polski należy do grupy języków fleksyjnych, w którym o funkcji składniowej wyrazu decyduje końcówka fleksyjna, a nie – jak w językach pozycyjnych – pozycja w zdaniu.

schemat funkcji komunikacyjnych według Romana Jakobsona

                               informacyjna (poznawcza)
                             (kontekst)

                                 poetycka
                              (komunikat)

ekspresywna (emotywna)   impresywna (konatywna)
           (nadawca)                                             (odbiorca)

                                 fatyczna
                              (kontakt)

                            metajęzykowa
                               (kod)